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滇西科技师范学院公文处理办法(试行)

2022-05-17 作者: 来源: 审核人:赵卫华

第一章 总则

第一条 为提高办文效率和质量,确保学校各项工作高质量运行,结合学校实际,制订此办法。

第二条 公文管理类型主要包括:来函、来电、来文、学校上报和下发的各种公文。

第二章 收文管理

第三条 公文的签收。凡上下级来往的公文由校务处统一签收。

第四条 公文的编号保管:

(一)校务处负责对外来公文及时进行分类、登记、编号。

(二)学校外出人员带回的公文,应及时送交至校务处综合科进行登记编号处理,不得个人保存。

第五条 公文的分转与阅批。除涉密或有特别规定的公文外,凡正式公文均需由校务处上传OA系统,并根据公文内容和性质分办至承办部门(单位)处理。为避免公文积压误事,应于当天阅签完,紧急公文须即阅即办。

第六条 公文的传阅和催办:

(一)传阅公文应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将非公开公文带至家中、宿舍和公共场所,不得将公文转借其他人阅看,不得向外泄露内容。公文传递由校务处负责,标有密级的公文,由专人处理。

(二)阅读公文应及时,阅批公文一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,相关部门(单位)应按公文所提要求和领导批示办理有关事宜。

(三)对领导有批示或交由相关部门(单位)处理的公文,校务处一科、二科定期检查催办,对紧急公文,应及时催办检查,防止漏办或积压延误。

第三章 发文管理

第七条 发文的规定:学校上报和下发正式公文由校务处负责。

第八条 发文范围:

(一)凡是以学校名义发出的公文、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和各类活动简报,均属发文范围。

(二)下发公文主要用于:1.学校规章制度;2.转发上级公文或根据上级公文精神制订的公文;3.公布体制机构变动或干部任免事项;4.公布重大人事管理、教学管理和学生管理等工作的决定;5.发布有关奖惩决定和通报;6.其他有关重大事项。

(三)上行公文主要用于:对上级呈报工作计划、请示、报告等。

(四)平行公文主要用于:与同级相关单位联系有关学校党政建设、学科建设、人事管理、财务管理等事宜。

(五)各部门(单位)如召开专题会议所做的决定,一般不以学校名义发文,只可以各部门(单位)名义发会议纪要。

(六)各部门(单位)与外单位发生的一般业务联系,可以各部门(单位)的名义对外发函(应各自编号备查),不以学校名义发文,但要向学校报备。

第九条 发文程序规定:

(一)各部门(单位)需要以学校名义发文的,拟搞人应填写《滇西科技师范学院公文签批单》,并呈拟稿部门(单位)负责人核稿(对文稿内容、质量负责)。

(二)拟稿部门(单位)负责人核稿后,根据公文内容呈校务处一科、二科科长核稿,核稿后依次呈校务处分管工作副处长、校务处处长审批。需经会签的文稿,由拟稿部门(单位)在交付打印前送会签部门会签。

(三)由领导批准签发后的文稿交校务处统一编号打印。

(四)公文打印红样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名。

(五)纸质公文在印制前可经核稿人校对一次,如果已印制用印完成的公文需修改的,原则上必须经以上流程重新发文处理(上级部门有修改要求的除外)。

(六)公文印制后,由校务处分发公文。

第十条 发文要求:

(一)草拟文稿必须从学校角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练。

(二)正确使用文种。一般公文必须使用2012年中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》规定的15个文种之一,不得自创、滥用、错用文种。

(三)规范体例格式。要严格按照《党政机关公文格式》规定制作公文。向上级部门报送报告、请示时,使用上行文公文格式体例,不得使用信函格式。公文标题规范表达为“发文机关+关于+事项+的+文种”,各要素不能省略。

(四)严格报送流程。各部门(单位)上报公文时,至少预留3-5个工作日用于公文流转。若确有急事,可由各部门(单位)自行线下送审报批。公文一律通过校务处综合科进行登记运转。不得以下属部门(单位)名义行文。不得越级行文。

(五)严格审核把关。各部门(单位)初审人员及部门(单位)负责人要切实提高认识,负起责任,加强公文规范的学习和培训,严格公文审核、把关,确保发出的公文无政治错误,不与现行的法律法规政策冲突,不重复发文,无格式错误,无内容逻辑性错误,无理解模糊、部门(单位)扯皮,无错别字、多字、漏字现象。需要报送材料和回复内容的,必须注明报送时间和联系方式。

(六)发文方式。学校发至各部门(单位)的公文,除涉密公文外,一律通过OA系统发送至各部门(单位)。无特殊情况,不得通过QQ、电子邮箱、传真等方式直接发送至相关部门(单位)。涉密公文一律按涉密公文管理程序处理。

(七)监督考核。各部门(单位)要站在维护部门(单位)形象、提高办事质量和效率的高度,加强报送公文的质量把关。加强自我监督、互相监督,及时发现问题、及时整改落实。如报送公文存在格式不规范、文体使用错误等问题,一律退文处理。并对存在问题严重、屡教不改的部门(单位)进行通报批评。

第四章 公文的借阅和归还

第十一条 各部门(单位)有关工作人员因工作需要借阅一般公文,需经校务处同意方可借阅。

第十二条 借阅密件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,看后按时归还。未经允许任何人不得将公文带出办公区域或全文抄录,不允许拆卷和在公文上勾划等。

第十三条 各部门(单位)应指定专人负责公文收发、登记、保管、保密、催办检查工作。

第五章 公文的立卷与归档

第十四条 公文的归档范围:

外来公文、以学校名义形成的公文,统一由校务处负责归档;其他部门(单位)日常工作中形成的活动资料,由各部门(单位)负责立卷归档。

第十五条 立卷要求:

(一)公文立卷应按照来文部门(单位)、内容、名称、作者、时间等顺序,分门别类地进行整理归档。

(二)立卷时,要求把公文的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持公文、材料的完整性。

(三)要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的公文材料,应及时立卷归档。

(四)上年度形成的公文材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向学校档案室移交,清单一式两份(交接部门或单位各留存一份备查)。

第六章 公文的销毁

第十六条 对于多余、重复、过时和无保存价值的公文,各部门(单位)应定期造册,办理销毁手续。

第七章 附则

第十七条 本办法自发布之日起施行,由校务处负责解释。

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