第一章 总则

第一条 为提高办文效率和质量，确保学校各项工作高质量运行，结合学校实际，制订此办法。

第二条 公文管理类型主要包括：来函、来电、来文、学校上报和下发的各种公文。

第二章 收文管理

第三条 公文的签收。凡上下级来往的公文由校务处统一签收。

第四条 公文的编号保管：

（一）校务处负责对外来公文及时进行分类、登记、编号。

（二）学校外出人员带回的公文，应及时送交至校务处综合科进行登记编号处理，不得个人保存。

第五条 公文的分转与阅批。除涉密或有特别规定的公文外，凡正式公文均需由校务处上传OA系统，并根据公文内容和性质分办至承办部门（单位）处理。为避免公文积压误事，应于当天阅签完，紧急公文须即阅即办。

第六条 公文的传阅和催办：

（一）传阅公文应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将非公开公文带至家中、宿舍和公共场所，不得将公文转借其他人阅看，不得向外泄露内容。公文传递由校务处负责，标有密级的公文，由专人处理。

（二）阅读公文应及时，阅批公文一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，相关部门（单位）应按公文所提要求和领导批示办理有关事宜。

（三）对领导有批示或交由相关部门（单位）处理的公文，校务处一科、二科定期检查催办，对紧急公文，应及时催办检查，防止漏办或积压延误。

第三章 发文管理

第七条 发文的规定：学校上报和下发正式公文由校务处负责。

第八条 发文范围：

（一）凡是以学校名义发出的公文、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和各类活动简报，均属发文范围。

（二）下发公文主要用于：1．学校规章制度；2．转发上级公文或根据上级公文精神制订的公文；3．公布体制机构变动或干部任免事项；4．公布重大人事管理、教学管理和学生管理等工作的决定；5．发布有关奖惩决定和通报；6．其他有关重大事项。

（三）上行公文主要用于：对上级呈报工作计划、请示、报告等。

（四）平行公文主要用于：与同级相关单位联系有关学校党政建设、学科建设、人事管理、财务管理等事宜。

（五）各部门（单位）如召开专题会议所做的决定，一般不以学校名义发文，只可以各部门（单位）名义发会议纪要。

（六）各部门（单位）与外单位发生的一般业务联系，可以各部门（单位）的名义对外发函(应各自编号备查)，不以学校名义发文，但要向学校报备。

第九条 发文程序规定：

（一）各部门（单位）需要以学校名义发文的，拟搞人应填写《滇西科技师范学院公文签批单》，并呈拟稿部门（单位）负责人核稿(对文稿内容、质量负责)。

（二）拟稿部门（单位）负责人核稿后，根据公文内容呈校务处一科、二科科长核稿，核稿后依次呈校务处分管工作副处长、校务处处长审批。需经会签的文稿，由拟稿部门（单位）在交付打印前送会签部门会签。

（三）由领导批准签发后的文稿交校务处统一编号打印。

（四）公文打印红样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。

（五）纸质公文在印制前可经核稿人校对一次，如果已印制用印完成的公文需修改的，原则上必须经以上流程重新发文处理（上级部门有修改要求的除外）。

（六）公文印制后，由校务处分发公文。

第十条 发文要求：

（一）草拟文稿必须从学校角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练。

（二）正确使用文种。一般公文必须使用2012年中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》规定的15个文种之一，不得自创、滥用、错用文种。

（三）规范体例格式。要严格按照《党政机关公文格式》规定制作公文。向上级部门报送报告、请示时，使用上行文公文格式体例，不得使用信函格式。公文标题规范表达为“发文机关+关于+事项+的+文种”，各要素不能省略。

（四）严格报送流程。各部门（单位）上报公文时，至少预留3-5个工作日用于公文流转。若确有急事，可由各部门（单位）自行线下送审报批。公文一律通过校务处综合科进行登记运转。不得以下属部门（单位）名义行文。不得越级行文。

（五）严格审核把关。各部门（单位）初审人员及部门（单位）负责人要切实提高认识，负起责任，加强公文规范的学习和培训，严格公文审核、把关，确保发出的公文无政治错误，不与现行的法律法规政策冲突，不重复发文，无格式错误，无内容逻辑性错误，无理解模糊、部门（单位）扯皮，无错别字、多字、漏字现象。需要报送材料和回复内容的，必须注明报送时间和联系方式。

（六）发文方式。学校发至各部门（单位）的公文，除涉密公文外，一律通过OA系统发送至各部门（单位）。无特殊情况，不得通过QQ、电子邮箱、传真等方式直接发送至相关部门（单位）。涉密公文一律按涉密公文管理程序处理。

（七）监督考核。各部门（单位）要站在维护部门（单位）形象、提高办事质量和效率的高度，加强报送公文的质量把关。加强自我监督、互相监督，及时发现问题、及时整改落实。如报送公文存在格式不规范、文体使用错误等问题，一律退文处理。并对存在问题严重、屡教不改的部门（单位）进行通报批评。

第四章 公文的借阅和归还

第十一条 各部门（单位）有关工作人员因工作需要借阅一般公文，需经校务处同意方可借阅。

第十二条 借阅密件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，看后按时归还。未经允许任何人不得将公文带出办公区域或全文抄录，不允许拆卷和在公文上勾划等。

第十三条 各部门（单位）应指定专人负责公文收发、登记、保管、保密、催办检查工作。

第五章 公文的立卷与归档

第十四条 公文的归档范围：

外来公文、以学校名义形成的公文，统一由校务处负责归档；其他部门（单位）日常工作中形成的活动资料，由各部门（单位）负责立卷归档。

第十五条 立卷要求：

（一）公文立卷应按照来文部门（单位）、内容、名称、作者、时间等顺序，分门别类地进行整理归档。

（二）立卷时，要求把公文的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持公文、材料的完整性。

（三）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的公文材料，应及时立卷归档。

（四）上年度形成的公文材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向学校档案室移交，清单一式两份(交接部门或单位各留存一份备查)。

第六章 公文的销毁

第十六条 对于多余、重复、过时和无保存价值的公文，各部门（单位）应定期造册，办理销毁手续。

第七章 附则

第十七条 本办法自发布之日起施行，由校务处负责解释。